8.3.1 Toezicht op strategie

Het strategische koersplan 2015 – 2018 is door de directie vastgesteld en eind 2014 goedgekeurd door de RvC. Het is opgesteld met een grote betrokkenheid van klanten, medewerkers, belanghouders en de RvC zelf. Het vernieuwde Koersplan is het richtinggevend kader waarmee de organisatie aan de slag gaat. In 2015 zijn de kritische prestatie-indicatoren en de doelen in het beleid verder uitgewerkt.

Het koersplan wordt jaarlijks vertaald naar operationele doelen in de (meerjaren-)begroting. Deze doelen worden gemonitord in het Kompas van Woonbedrijf. Middels de tertiaalrapportage legt de directie hierover verantwoording af aan de RvC. Daarnaast zijn het jaarverslag en de jaarrekening, alsmede het in 2015 opgeleverde visitatierapport belangrijke documenten voor de RvC om toezicht te houden op de strategie van Woonbedrijf.

8.3.2 Toezicht op financiële en operationele prestaties

De operationele en financiële doelstellingen van Woonbedrijf worden neergelegd in de meerjarenbegroting. De directie bepaalt het kader en de voornaamste doelstellingen van de begroting. De begroting wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. In de vergadering van 27 november 2015 is de meerjarenbegroting 2016-2025 door de RvC goedgekeurd.
De doelstellingen van Woonbedrijf zijn erop gericht om haar organisatorische en financiële capaciteit zodanig in te zetten, dat een optimale maatschappelijke waarde wordt gerealiseerd op het gebied van het wonen van de klanten van Woonbedrijf.

In 2015 heeft de RvC (onder andere) de volgende onderwerpen met de directie besproken:

  • jaarverslag 2014;
  • begroting 2016 en meerjarenperspectief 2016 – 2025;
  • rapportages (o.a. tertiaalrapportages, inclusief risicomanagement);
  • verslag van de accountant;
  • managementletter interim controle 2014;
  • oordeelsbrief 2013;
  • toezichtsbrief 2014 (en kennismaking met CFV naar aanleiding daarvan);
  • toezichtsbrief AW/ILT 2015;
  • beoordelingsbrief WSW 2015;
  • governancecode 2015 en herziene Woningwet;
  • vernieuwen reglement RvC en reglement Bestuur (inclusief vervangingsregeling);
  • aanstelling nieuwe accountant;
  • samenwerking directie/RvC en bestuursintegriteit;
  • besturingsmodel Woonbedrijf;
  • besluitvorming en procesbeschrijving;
  • vertaling koersplan 2015-2018 naar KSF & KPI en integratie in risicomanagement;
  • treasurybeleid(-plan) 2015;
  • visitatie 2010-2014;
  • jaarverslag 2014 Klachtencommissie;
  • voortgang samenwerking met huurdersvertegenwoordiging;
  • overname woningbezit Mooiland.

Een aantal besluiten van de directie, zoals vastgelegd in de statuten en het investeringsstatuut is onderworpen aan goedkeuring van de RvC. In 2015 heeft de directie 25 besluiten ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. Alle voorgelegde besluiten, behoudens het besluit m.b.t. de overbruggingsfinanciering voor het WIF, zijn door de RvC goedgekeurd.

De aan de RvC ter goedkeuring voorgelegde directiebesluiten betroffen:

  • begroting 2016-2025;
  • vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2014 van:
  • stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl;
    • Woonbedrijf Holding;
    • stichting de Ketting;
    • stichting Eurostaete;
    • stichting Bordeauxlaan;
    • stichting Achterterrein fase 1.
  • overdracht kantoorpand Europalaan en ontbinding stichting Eurostaete;
  • investeringsbesluiten:
    • Gerretsonlaan;
    • Lijmbeek-Noord;
    • transformatie kantoor Willemstraat (inclusief herzien besluit);
    • transformatie kantoor Europalaan;
    • Tivoli oranje zone sloop en nieuwbouw (Neushoornstraat en Tijgerstraat);
    • verduurzaming complex 220 herijking Aireys;
    • goedkeuring overname woningbezit Mooiland.
  • overbruggingsfinanciering WIF (niet goedgekeurd);
  • startnotitie en opdracht voor visitatie 2010 – 2014;
  • huurprijsbeleid 2015;
  • besluit aanstelling accountant;
  • nevenfunctie Ingrid de Boer;
  • aanstellingen Jan Kleijn en Saskia Langbroek-Coppus;
  • voorgenomen herbenoeming Kees van der Luijt.

De RvC heeft kennis genomen van het jaarverslag 2014 van Woonbedrijf, de goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, de assurancerapporten inzake de dVi en de naleving van specifieke wet- en regelgeving, alsmede het accountantsverslag van de onafhankelijke accountant. De managementletter is in de auditcommissie besproken. De samenvatting van de managementletter is aan het accountantsverslag toegevoegd en besproken met de RvC.

8.3.3 Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties

De RvC heeft geconstateerd dat Woonbedrijf haar volkshuisvestelijke opgaven naar vermogen heeft vervuld. Zij leidt dit af uit de gepubliceerde prestaties op de volgende terreinen:

  • Het huisvesten van primaire doelgroepen, inclusief de bescheiden middeninkomens.
  • Het huisvesten van studenten en ‘short stay’.
  • De aandacht voor bijzondere doelgroepen, waaronder een sterk toenemend aantal statushouders.
  • De beschikbaarheid van betaalbare woningen.
  • De wijkaanpak en inspanningen op het gebied van leefbaarheid.
  • De investeringen in het onderhoud en ontwikkeling van het vastgoed met behoud van de ijzeren voorraad woningen én het realiseren betaalbare nieuwbouw.

Klachtenbehandeling
Naast de bespreking van het jaarverslag van de Klachtencommissie door de RvC vindt er jaarlijks een gesprek plaats tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de Klachtencommissie.  De RvC heeft geconstateerd dat klachten aan Woonbedrijf de laatste jaren in aantal stabiel zijn. Klachten aan de Klachtencommissie nemen af en zijn vaker niet gegrond, dan dat zij wel gegrond zijn.  De adviezen van de Klachtencommissie worden in de praktijk altijd overgenomen door de directie. Niet alleen voor wat betreft het concrete geval, maar ook adviezen om de dienstverlening organisatie-breed te verbeteren.

Visitatie 2010 – 2014
De visitatiecommissie heeft in bijzijn van de directie haar bevindingen toegelicht. De RvC heeft vooraf kennis genomen van de visitatierapportage.  De door de RvC gemaakte opmerkingen zijn meegenomen in de bestuurlijke reactie op het definitieve rapport.

8.3.4 Toezicht op risicobeheersing

De directie is op basis van de statuten verantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de openbaar gemaakte financiële berichten. De RvC ziet er eveneens op basis van de statuten op toe, dat de directie deze verantwoordelijkheid vervult.

De directie is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij de directie bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid én juistheid van de interne en externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt de directie ervoor dat de financiële informatie, omtrent ondernemingen waarover Woonbedrijf overwegende zeggenschap uitoefent, rechtstreeks aan haar wordt gerapporteerd. De RvC houdt toezicht op de instelling en handhaving van deze interne procedures.

De RvC heeft kennisgenomen van de bevindingen van de onafhankelijke accountant naar de opzet, het bestaan en de werking van het stelsel van interne beheersing binnen Woonbedrijf. Tevens heeft de RvC kennis genomen van de door de afdeling Financiën en Controlling (F&C) uitgevoerde interne audits. De interne audits zijn tevens gericht op de naleving van wet- en regelgeving (compliance). Daartoe is de toepasselijke wet- en regelgeving vertaald naar interne regels en verankerd in de bedrijfsprocessen.

Met de directie zijn de gekozen ambities, ten aanzien van de interne beheersing en de prioritering van de inspanningen om op deelgebieden deze ambities te realiseren, besproken. De RvC heeft geconstateerd dat de directie op het gebied van de interne risicobeheersing en het -controlesysteem haar verantwoordelijkheid heeft vervuld.

8.3.5 Toezicht op verbindingen

Woonbedrijf kent een aantal verbindingen die zijn toegelicht het jaarverslag 2015. Verbindingen worden aangegaan vanuit een afwegingskader waarin fiscale, operationele en aspecten van risicobeheersing zijn opgenomen. Woonbedrijf heeft ervoor gekozen om haar bestuurlijke en juridische structuur zodanig in te richten, dat voor de mate waarin en de wijze waarop bestuur en toezicht worden uitgeoefend, het geen verschil maakt of Woonbedrijf rechtstreeks dan wel door middel van verbindingen in de betrokken projecten participeert. Hieromtrent wordt verwezen naar hetgeen in het jaarverslag is vermeld omtrent verbindingen. De RvC heeft geconstateerd dat zij in 2015 juist, tijdig en volledig is geïnformeerd omtrent de verbindingen van Woonbedrijf.

De RvC heeft de ontbinding van de verbinding stichting Eurostaete, alsmede de overdracht van het kantoorpand Europalaan aan Woonbedrijf, vooraf goedgekeurd. Reden is dat de directieleden persoonlijk het bestuur vormden van Stichting Eurostaete (in plaats van Woonbedrijf vertegenwoordigd door haar bestuurders) en dat daarmee er een tegenstrijdig belang zou kunnen zijn. Voorafgaande goedkeuring is dan conform de statuten verplicht.

8.3.6 Opdrachtgeverschap externe auditor

Eind 2014 is om governance redenen een selectietraject voor de benoeming van een nieuwe onafhankelijke accountant in gang gezet. De RvC heeft vervolgens BDO benoemd als nieuwe accountant van Woonbedrijf voor een periode van vier jaar met ingang van de controle van het verslagjaar 2015.

Het selectietraject was in handen van een selectiecommissie bestaande uit de auditcommissie, een van de beide directieleden (i.c. Marc Eggermont) en de manager F&C. De laatstgenoemden hebben de auditcommissie bij de selectie geadviseerd. Zo zijn de selectiecriteria vastgesteld door de auditcommissie, na overleg met het directielid en de manager F&C.

Het beoordelen van het functioneren van de accountant heeft vanwege de recente benoeming van BDO nog niet plaatsgevonden.

8.3.7 Overige overleggen en klankbordfunctie

Overleg met huurdersvertegenwoordiging
In 2015 hebben de door de huurders voorgedragen commissarissen tweemaal een gesprek gevoerd met een delegatie van de huurdersvertegenwoordiging (HVW). Deze gesprekken gingen over de ervaringen van de HVW met Woonbedrijf, de relatie van HVW met hun achterban, actuele ontwikkelingen in de corporatiesector en het advies dat HVW heeft uitgebracht over het vernieuwde koersplan.

Overleg Ondernemingsraad
Een delegatie van de Ondernemingsraad heeft een gesprek gehad met commissarissen Kees van der Luijt en Marc Schoonhoven. Naast een nadere kennismaking is er gesproken over de door de Ondernemingsraad benoemde speerpunten:

  • ziekteverzuim;
  • functionele beheerorganisatie SAP;
  • professionaliseren in een nieuwe (digitale) wereld;
  • mobiliteit;
  • nieuwbouw en impact op werken;
  • ontwikkelingen bij de afdelingen Inkoop en Bedrijfsondersteuning;
  • invloeden van de herziene Woningwet.

Naar aanleiding van het gesprek is een delegatie van de Ondernemingsraad uitgenodigd voor gesprek met de voltallige RvC tijdens een reguliere RvC-vergadering.

Dialoog met belanghouders
Op 1 april 2015 heeft Woonbedrijf een bijeenkomst met belanghouders gehouden. Hier is het koersplan 2015 – 2018 toegelicht aan onder meer huurders en netwerkpartners, zoals gemeenten en zorg- c.q. hulpverlenende instellingen. Zij zijn ook betrokken geweest bij het opstellen ervan. Een afvaardiging van de RvC is bij deze bijeenkomst aanwezig geweest.

Klankbordfunctie
In de tweedaagse van de RvC met de directie in september is tevens stilgestaan bij de samenwerking tussen de RvC en de directie. Beide partijen hebben toen de wens uitgesproken om meer tijd te besteden aan strategische dialoog en reflectie. Hierdoor wordt de RvC eerder betrokken bij ontwikkelingen binnen Woonbedrijf. Dit voornemen is direct geeffectueerd middels een strategische dialoog over het thema ‘duurzaam inzetten vermogen Woonbedrijf’ als opmaat voor de ontwikkeling van de investeringsstrategie in 2016.

8.3.8 Conclusies toezichthoudende rol

De Raad van Commissarissen constateert de toezichthoudende rol zich het afgelopen jaar verder heeft ontwikkeld. De contacten met de organisatie zijn versterkt en er is meer een inhoudelijke dialoog gevoerd over actuele vraagstukken en dilemma’s waar Woonbedrijf voor staat. De kwaliteit van de informatievoorziening is verder toegenomen. Dit is een noodzakelijke randvoorwaarde voor goed toezicht.