9.4 Over de RvC

9.4.1 Samenstelling

Ultimo 2016 was de rvc als volgt samengesteld:

  • Kees van der Luijt (voorzitter);
  • Marga Bekker (vicevoorzitter);
  • Guy Buck;
  • Marc Schoonhoven;
  • Jan Kleijn;
  • Saskia Langbroek;
  • Jan Maarten van der Meulen.

In 2016 is Ans Cuijpers afgetreden vanwege het verstrijken van haar tweede benoemingstermijn, en is Jan Maarten van der Meulen benoemd als lid van de rvc. Kees van der Luijt is in 2016 herbenoemd als lid en voorzitter van de rvc.

Bekijk voor een volledig overzicht van de rvc, inclusief de dagelijkse en nevenfuncties van de commissarissen, de website van Woonbedrijf.

Commissies
In 2016 had de rvc drie commissies: remuneratiecommissie, auditcommissie en investeringscommissie.

De auditcommissie is in het bijzonder belast met het houden van toezicht op de interne beheersing, de financiële verslaggeving, de naleving van de wet- en regelgeving inclusief de werking van de gedragscodes en de financiële informatieverschaffing aan de externe toezichthouder. De auditcommissie heeft in 2016 drie keer vergaderd. De algemeen directeur, de directeur Financiën en Bedrijfsvoering en de manager Financiën en Controlling zijn in de regel altijd bij de bijeenkomsten aanwezig.

De investeringscommissie adviseert de rvc over het goedkeuren van investeringen. De investeringscommissie is voorafgaand aan iedere reguliere rvc-vergadering in totaal vijf keer bijeengekomen.

De commissies hadden ultimo 2016 de volgende samenstellingen:

  • remuneratiecommissie: Marc Schoonhoven (voorzitter), Kees van der Luijt (lid) en Guy Buck (lid).
  • auditcommissie: Saskia Langbroek (voorzitter) en Jan Maarten van der Meulen (lid).
  • investeringscommissie: Marga Bekker (voorzitter) en Jan Kleijn (lid).

Profielschetsen
Ten behoeve van de werving en selectie van een nieuw lid is de profielschets in 2016 geëvalueerd en aangepast. De profielschets maakt als bijlage deel uit van het rvc-reglement en is te raadplegen via de website van Woonbedrijf. Het is het uitgangspunt dat de rvc zodanig is samengesteld, de rvc de taken van een toegelaten instelling kan uitoefenen. Dat wil zeggen:

  • Toezicht houden op het realiseren van de statutaire doelstellingen.
  • De directie terzijde staan met gevraagde en ongevraagde raad.
  • Werkgeverschap van de directie.
  • Overige taken, zoals het regelen van eigen werkzaamheden en het afleggen van verantwoording over eigen werk.

De samenstelling van de rvc sluit aan bij de visie en strategische doelstellingen van Woonbedrijf. De rvc-leden onderschrijven de kernwaarden die Woonbedrijf nastreeft, namelijk: respect, verbindend, eigen verantwoordelijkheid en resultaat.

Mutaties
Ans Cuijpers is op 12 juni 2016 afgetreden vanwege het verstrijken van de tweede benoemingstermijn. Een vanuit de rvc samengestelde selectiecommissie heeft de (voor)selectie conform de door de rvc vastgestelde procedure uitgevoerd. Daarna zijn met de diverse kandidaten vanuit verschillende (advies)organen gesprekken gevoerd. De rvc heeft uit deze kandidaten Jan Maarten van der Meulen benoemd, nadat de Autoriteit Woningcorporaties (AW) een positieve zienswijze had afgegeven op basis van de fit- en propertest.

Kees van der Luijt is op 17 februari 2016 herbenoemd voor de tweede termijn, nadat de AW een positieve zienswijze had afgegeven op basis van de fit- en propertest.

Saskia Langbroek-Coppus was in eerste instantie per 1 augustus 2015 aangesteld als lid van de rvc. Ten tijde van deze benoeming was de vigerende richtlijn, zoals door BZK en Aedes / VTW werd gecommuniceerd, dat benoemingen waarvan de werving en selectie voor 1 juli 2015 was gestart, niet onder de nieuwe richtlijn zouden vallen. Daarnaast was ten tijde van deze benoeming de procedure voor de fit- en propertest ook nog niet beschikbaar. Eind 2015 heeft de Autoriteit Woningcorporaties besloten dat alle benoemingen per 1 juli 2015 alsnog aan de nieuwe richtlijnen moeten voldoen. Dit betekende dat de fit- en propertest op haar aanstelling alsnog met terugwerkende kracht van toepassing was. De AW heeft op basis van de fit- en propertest een positieve zienswijze afgegeven, waarna deze op 27 januari 2016 is geformaliseerd.

Schema samenstelling en rooster van aftreden
Samenstelling rvc ultimo 2016:

Naam Functie Datum van eerste benoeming Einde van [4-jaars] termijn Uiterste datum van aftreden
C.H.J. van der Luijt RA Voorzitter 09-02-2012 09-02-2016 09-02-2020
Mr. M.J.M. Schoonhoven Lid 18-09-2014 18-09-2018 18-09-2022
Drs. M.C.C. Bekker * Vice voorzitter 18-09-2014 18-09-2018 18-09-2022
Drs. G.I.W.M. Buck Lid 18-09-2014 18-09-2018 18-09-2022
Ir. J.C.M. Kleijn MBA Lid 01-06-2015 01-06-2019 01-06-2023
Drs. S. Langbroek-Coppus Lid 27-01-2016 27-01-2020 27-01-2024
Drs. J.M. van der Meulen Lid 09-08-2016 09-08-2020 09-08-2024

* Marga Bekker en Jan Maarten van der Meulen zijn benoemd op voordracht van de huurdersvertegenwoordiging. Inmiddels heeft Guy Buck in goed overleg en met instemming van de StHVW de rol van ‘huurderscommissaris’ van Marga Bekker overgenomen.

Stagiairs
Vanaf september 2016 heeft Chris van Osch als trainee de vergaderingen van de rvc bijgewoond. Dit heeft plaatsgevonden in het kader van de Leergang Aankomend Commissaris, zoals aangeboden door de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties). De trainee participeert in de rvc-vergaderingen, maar heeft daarin geen stem.

De trainee komt niet de rechten toe die de rvc-leden uit hoofde van hun commissariaat hebben. In principe ontvangt de trainee alle (vergader)stukken en overige informatie die de rvc-leden ontvangen. De trainee wordt geacht aanwezig te zijn bij alle vergaderingen van de rvc en kan in beginsel ook andere bijeenkomsten van de rvc en/of vergaderingen van de commissies bijwonen.

9.4.2 Functioneren

Integriteit en onafhankelijkheid
Alle rvc-leden zijn onafhankelijk van de stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl. Er bestaan geen overlappingen met andere (bestuurs)functies. Geen enkel rvc-lid is of was in het verleden in dienst van Woonbedrijf. Geen van de rvc-leden verleent andere diensten dan de diensten die voortvloeien uit zijn of haar lidmaatschap van de rvc, of onderhoudt banden met Woonbedrijf, hetzij direct, hetzij indirect, buiten zijn of haar lidmaatschap van de rvc. Geen van de leden onderhoudt een directe of indirecte band met toeleveranciers of afnemers van Woonbedrijf. Het rvc-reglement bevat bepalingen inzake mogelijke tegenstrijdige belangen.

De zakelijke gedragscode van Woonbedrijf (integriteitscode) verbiedt werknemers, leden van de directie en leden van de rvc geschenken van commerciële waarde voor zichzelf of voor hun familieleden aan te nemen, om voordelen te bieden aan derden ten nadele van de onderneming, of om te profiteren van zakelijke voordelen die Woonbedrijf toekomen. Woonbedrijf heeft als beleid geen leningen of garanties te verstrekken aan rvc-leden, de directie en het personeel van Woonbedrijf. De leden van de rvc hebben zich integraal aan deze integriteitscode gehouden.

Aanspreekbaarheid
De rvc hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. De rvc is aanspreekbaar op zijn taken, verantwoordelijkheden en functioneren. Eenieder is uitgenodigd zich tot de rvc te wenden als daartoe aanleiding is. De rvc is te bereiken via de secretaris van het bestuur en de afdeling Communicatie. De contactgegevens van de rvc staan op de website van de corporatie. In 2016 is van die mogelijkheid geen gebruikgemaakt.

Meldingsplicht
Op basis van de herziene Woningwet geldt voor de rvc een brede meldingsplicht. Onderstaande zaken moeten onder andere bij constatering direct worden gemeld bij de Autoriteit Woningcorporaties:

  • financiële problemen;
  • dreigende sanering;
  • het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen;
  • twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie;
  • rechtmatigheidskwesties;
  • het niet halen van de toewijzingsnormen.

In 2016 is er geen melding gedaan.

Informatievoorziening
De periodieke verslaggeving naar de rvc vindt elk tertiaal (periode van vier maanden) plaats en is gebaseerd op het bewaken van de koers van Woonbedrijf. Onderdeel van die tertiaalrapportages is de Balanced Scorecard (Kompas) die jaarlijks wordt geanalyseerd. Daarbij worden nieuwe indicatoren en kengetallen toegevoegd, die de strategische keuzes van Woonbedrijf kunnen volgen op haar effecten.

De tertiaalrapportages bevatten eveneens een periodieke risicoanalyse. Hierin worden de risico’s vermeld en tevens welke beheersmaatregelen er worden getroffen om de geconstateerde risico’s adequaat te beheersen. De rvc vindt de wijze waarop hij in 2016 door middel van de tertiaalrapportages is geïnformeerd over de gang van zaken bij Woonbedrijf adequaat.

Opleidingen, excursies en lidmaatschappen
In september is er een tweedaagse gehouden. Daar is gesproken over de ambitie van Woonbedrijf om het werkgebied uit te breiden naar Helmond en de investeringsstrategie waarmee Woonbedrijf een richtinggevend kader schept voor het ‘presteren naar vermogen’.

In 2015 en 2016 hebben de rvc-leden het volgende aantal PE-punten behaald:
Behaalde PE-punten

Jaar 2016 2015 Totaal
Kees van der Luijt 18 19 37
Marga Bekker 16 37 53
Guy Buck 0 23 23
Marc Schoonhoven 17 59 76
Jan Kleijn 8 15 23
Saskia Langbroek 19 19
Jan Maarten van der Meulen 18 18

De VTW heeft een gedragsregel vastgesteld waarin het aantal PE-punten voor 2015 en 2016 samen is vastgesteld op minimaal 10 PE-punten. De leden van de rvc voldoen hiermee aan het minimum te behalen PE-punten.
Iedere rvc is lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties.

Zelfevaluatie
De rvc evalueert eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de directie zijn eigen functioneren. Deze zelfevaluatie vond plaats op 13 januari 2017 onder leiding van een externe begeleider.

De zelfevaluatie heeft plaatsgevonden vanuit de drie rollen die de rvc van Woonbedrijf heeft:

  • toezichthouder;
  • werkgever van de directie;
  • advies- en klankbordfunctie.

De belangrijkste bevindingen zijn:

  • Na een periode van veel wisselingen binnen de rvc, is er met de huidige bezetting voor de komende jaren weer continuïteit. De raad typeert zichzelf als een team dat divers is samengesteld, deskundig en persoonlijk met de nodige kennis en kunde, betrokken en met een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
  • Over het algemeen heeft de rvc een positief beeld over zijn eigen functioneren en het samenspel met het bestuur. Uiteraard zijn er aandachtspunten waar het functioneren van de rvc nog verder kan worden verbeterd. Denk hierbij aan de verdere verbetering van effectief toezicht door middel van:
    • een verdere verhoging van de vergaderdiscipline;
    • het enerzijds houden van gepaste afstand als toezichthouder;
    • het anderzijds voldoende betrokken worden bij bepaalde onderwerpen.

9.4.3 Bezoldiging

De bezoldiging wordt bepaald door de rvc en is vastgesteld binnen de kaders van de Wet Normering Topinkomens (WNT). De honoraria (inclusief BTW) van de commissarissen zijn opgenomen in het de jaarrekening 2016.

1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal Totaal 2016
mw. A.F.A.A. Cuijpers 4.726,87 4.726,87 9.453,73
de heer C.H.J. van der Luijt 7.106,63 7.106,63 7.106,63 7.106,63 28.426,53
de heer G. Buck 4.726,87 4.726,87 4.726,87 4.726,87 18.907,46
mw. M. Bekker 4.726,87 4.726,87 4.726,87 4.726,87 18.907,46
De heer M. Schoonhoven 4.726,87 4.726,87 4.726,87 4.726,87 18.907,46
de heer J. Kleijn 4.726,87 4.726,87 4.726,87 4.726,87 18.907,46
mw. S. Langbroek-Coppus 4.726,87 4.726,87 4.726,87 4.726,87 18.907,46
de heer J.M. van der Meulen 2.740,22 4.726,87 7.467,08
Totaal 139.884,64

Alle leden krijgen van Woonbedrijf cursussen aangeboden bij de VTW en nemen zo nodig deel aan cursussen, seminars en bijeenkomsten. Zo kunnen zij de kennis op peil houden die nodig is voor het uitoefenen van hun functie en taken.