9.3 Verslag vanuit toezichthoudende rol

9.3.1 Toezicht op strategie

Het strategische koersplan 2015-2018 is door de directie vastgesteld en eind 2014 goedgekeurd door de rvc. Het is opgesteld met een grote betrokkenheid van klanten, medewerkers, belanghouders en de rvc zelf. Het vernieuwde koersplan is het richtinggevend kader waarmee de organisatie aan de slag gaat. In 2016 is het koersplan verder uitgewerkt in een investeringsstrategie. Hiermee is een richtinggevend kader vastgesteld voor de investeringsactiviteiten in de komende jaren.
Het koersplan wordt jaarlijks vertaald naar operationele doelen in de (meerjaren)begroting. Deze doelen worden gemonitord in het Kompas van Woonbedrijf. Via de tertiaalrapportage legt de directie hierover verantwoording af aan de rvc.
Daarnaast vormen het jaarverslag en de jaarrekening belangrijke documenten voor de rvc om toezicht te houden op de strategie van Woonbedrijf.

9.3.2 Toezicht op financiële en operationele prestaties

De operationele en financiële doelstellingen van Woonbedrijf worden neergelegd in de meerjarenbegroting. De directie bepaalt het kader en de voornaamste doelstellingen van de begroting. De begroting wordt vervolgens ter goedkeuring voorgelegd aan de rvc. In de vergadering van 25 november 2016 is de meerjarenbegroting 2017 – 2026 door de rvc goedgekeurd.

De doelstellingen van Woonbedrijf zijn erop gericht om haar organisatorische en financiële capaciteit zodanig in te zetten, dat een optimale maatschappelijke waarde wordt gerealiseerd op het gebied van het wonen van de klanten van Woonbedrijf.

In 2016 heeft de rvc (onder andere) de volgende onderwerpen met de directie besproken:

  • jaarverslag 2015,
  • begroting 2017 en meerjarenperspectief 2017 – 2026,
  • rapportages (o.a. tertiaalrapportages inclusief risicomanagement),
  • accountantsverslag,
  • managementletter interim controle 2015,
  • toezichtsbrief AW 2016,
  • beoordelingsbrief WSW 2016,
  • vernieuwen statuten, reglement rvc en bestuurs- en directiereglement,
  • samenwerking directie / rvc en bestuursintegriteit,
  • besturingsmodel Woonbedrijf en invulling nieuwe topstructuur,
  • treasurybeleid 2016,
  • governance-audit door de AW ,
  • jaarverslag 2015 Klachtencommissie,
  • voortgang samenwerking met huurdersvertegenwoordiging,
  • uitbreiding werkgebied Helmond,
  • investeringsstrategie,
  • scheiding Daeb / niet-Daeb,
  • bezoldiging bestuur / WNT-staffel,
  • resultaten benchmark Aedes.

Een aantal besluiten van de directie, zoals vastgelegd in de statuten en het investeringsstatuut is onderworpen aan de goedkeuring van de rvc. In 2016 heeft de directie 31 besluiten ter goedkeuring voorgelegd aan de rvc. Alle voorgelegde besluiten zijn goedgekeurd.

De ter goedkeuring voorgelegde directiebesluiten betroffen:

  • begroting 2017 – 2026,
  • vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2015 van:
    • stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl;
    • Woonbedrijf holding;
    • stichting De Ketting;
    • stichting Eurostaete;
    • stichting Bordeauxlaan;
    • stichting Achterterrein fase 1;
  • uitbreiding werkgebied Helmond,
  • samenwerkingsovereenkomst Volksbelang Helmond,
  • investeringsbesluiten:
    • Vaartbroek/Eckart cluster 1;
    • aankoop woningen Meerhoven;
    • verkoop twee woningen Bladel;
    • vernieuwbouw Haagacker Valkenswaard ontwerpfase;
    • definitie Suytkade Helmond;
    • definitie Heistraat Helmond;
    • definitie Tivoli Rood;
    • verkoop gezondheidscentrum Airbornelaan;
    • grondaankoop Oostende Helmond.
  • bestuurlijke overgangsperiode,
  • invulling topstructuur,
  • budgetaanvraag brandveiligheid,
  • budgetaanvraag inrichting short stay TU/e,
  • budgetaanvraag I&A,
  • investeringsstrategie 2017-2016,
  • scheidingsvoorstel DAEB/niet-DAEB,
  • wijziging statuten,
  • reglement financieel beleid en beheer,
  • treasurystatuut,
  • reglement rvc,
  • auditplanning 2017.

De rvc heeft het jaarverslag 2015 van Woonbedrijf goedgekeurd en kennis genomen van de goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, de assurancerapporten inzake de dVi en de naleving van specifieke wet- en regelgeving, alsmede het accountantsverslag van de onafhankelijke accountant.
De managementletter is in de Auditcommissie besproken. De samenvatting van de managementletter is aan het accountantsverslag toegevoegd en besproken met de rvc.

9.3.3 Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties

De rvc heeft geconstateerd dat Woonbedrijf zijn volkshuisvestelijke opgaven naar vermogen heeft vervuld. De raad leidt dit af uit de gepubliceerde prestaties op de volgende terreinen:

  • het huisvesten van primaire doelgroepen, inclusief de bescheiden middeninkomens;
  • het huisvesten van studenten en ‘short stay’;
  • de aandacht voor bijzondere doelgroepen, waaronder een sterk toenemend aantal statushouders;
  • de beschikbaarheid van betaalbare woningen;
  • de wijkaanpak en inspanningen op het gebied van leefbaarheid;
  • de investeringen in het onderhoud en de ontwikkeling van het vastgoed met behoud van de ijzeren voorraad woningen én het realiseren van betaalbare nieuwbouw.

Klachtenbehandeling
Naast de bespreking van het jaarverslag van de Klachtencommissie door de rvc, vindt er jaarlijks een gesprek plaats tussen de rvc-voorzitter en de voorzitter van de Klachtencommissie.
De rvc heeft geconstateerd dat het aantal klachten aan Woonbedrijf het afgelopen jaar is toegenomen. Nadere analyse moet uitwijzen of dit een incident is, of dat er sprake is van een trendbreuk. Klachten aan de Klachtencommissie zijn vaker niet dan wel gegrond.
In de praktijk worden de adviezen van de Klachtencommissie altijd overgenomen door de directie. Niet alleen voor wat betreft het concrete geval, maar ook adviezen om de dienstverlening organisatiebreed te verbeteren.
In het afgelopen jaar heeft één klager, na behandeling van de klacht in de klachtencommissie, de klacht ook voorgelegd aan de Commissie AedesCode. De commissie heeft hierop vervolgens een uitspraak gedaan. De directie van Woonbedrijf is het oneens met deze uitspraak en heeft beroep aangetekend. Dit beroep is in 2017 door de Commissie AedesCode behandeld.

Governance-audit
De Autoriteit Woningcorporaties (AW) heeft in 2016 een governance-audit uitgevoerd. Hiervoor zijn tal van documenten van Woonbedrijf over de afgelopen jaren beoordeeld. Ook heeft de AW een gesprek gevoerd met de directie en een afvaardiging van de rvc. De AW heeft haar bevindingen gerapporteerd. Deze rapportage is in de rvc-vergadering besproken. De rvc is verheugd over het positieve beeld van de governance van Woonbedrijf. De AW heeft geconstateerd dat de governance niet alleen op papier op orde is, maar ook in de praktijk (cultuur, gedrag) werkt.

9.3.4 Toezicht op risicobeheersing

De directie is, op basis van de statuten, verantwoordelijk voor de kwaliteit en de volledigheid van de openbaar gemaakte financiële berichten. De rvc ziet er, eveneens op basis van de statuten, op toe dat de directie deze verantwoordelijkheid vervult.

De directie is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij de directie bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de interne en externe financiële verslaggeving worden gewaarborgd. Vanuit dit oogpunt zorgt de directie ervoor dat de financiële informatie omtrent ondernemingen waarover Woonbedrijf overwegende zeggenschap uitoefent, rechtstreeks aan haar wordt gerapporteerd. De rvc houdt toezicht op de instelling en handhaving van deze interne procedures.

De rvc heeft kennisgenomen van de bevindingen van de onafhankelijke accountant naar de opzet, het bestaan en de werking van het stelsel van interne beheersing binnen Woonbedrijf. Ook heeft de rvc kennisgenomen van de uitgevoerde interne audits door de afdeling Financiën en Controlling. De interne audits zijn tevens gericht op de naleving van wet- en regelgeving (compliance). Daarvoor is de toepasselijke wet- en regelgeving vertaald naar interne regels en verankerd in de bedrijfsprocessen.

Met de directie zijn de gekozen ambities besproken ten aanzien van de interne beheersing en de prioritering van de inspanningen om op deelgebieden deze ambities te realiseren. De rvc heeft geconstateerd dat de directie haar verantwoordelijkheid heeft vervuld op het gebied van de interne risicobeheersing en het -controlesysteem.

9.3.5 Toezicht op verbindingen

Woonbedrijf kent een aantal verbindingen die zijn toegelicht in het Jaarverslag 2016. Verbindingen worden aangegaan vanuit een afwegingskader waarin fiscale, operationele en risicobeheersingsaspecten zijn opgenomen. Woonbedrijf heeft ervoor gekozen om haar bestuurlijke en juridische structuur zodanig in te richten, dat het voor de mate waarin en de wijze waarop bestuur en toezicht worden uitgeoefend geen verschil maakt of Woonbedrijf rechtstreeks dan wel door middel van verbindingen in de betrokken projecten participeert. Hierbij wordt verwezen naar wat in het jaarverslag is vermeld omtrent verbindingen. De rvc heeft geconstateerd dat zij in 2016 juist, tijdig en volledig is geïnformeerd over de verbindingen van Woonbedrijf.

9.3.6 Opdrachtgeverschap externe auditor

Het functioneren van de accountant en de samenwerking vindt plaats in de AC-vergadering, waar de jaarrekening en het accountantsverslag worden besproken. De overgang van de oude naar de nieuwe accountant is goed verlopen. Hoewel een eerste controlejaar extra inspanningen vergt van zowel de nieuwe accountant als de organisatie, zijn beide tevreden over het verloop van het proces en de samenwerking.

In het najaar heeft de AC, samen met de voorzitter van de rvc, het jaarlijkse gesprek met de accountant buiten aanwezigheid van het bestuur gevoerd. Op de agenda stonden een korte evaluatie van de controle 2015 en de afspraken omtrent de controleplicht 2016.

9.3.7 Overige overleggen en klankbordfunctie

Overleg met huurdersvertegenwoordiging
In 2016 hebben de door de huurders voorgedragen commissarissen tweemaal een gesprek gevoerd met een delegatie van de stichting Huurdersvertegenwoordiging van Woonbedrijf (StHVW). Deze gesprekken gingen over de ervaringen van de StHVW met Woonbedrijf, de relatie van StHVW met hun achterban en actuele ontwikkelingen in de corporatiesector.

Overleg ondernemingsraad
Op 15 februari heeft er een kort en prettig gesprek plaatsgevonden tussen een vertegenwoordiging van de ondernemingsraad (or) en de rvc. Hierin zijn de eerste ervaringen met het nieuwe gebouw en ‘Het Nieuwe Werken’ op de Wal 2 gedeeld. En er is stilgestaan bij de mogelijkheden hoe de or en de rvc elkaar kunnen versterken. Over dit laatste thema zijn wat ideeën geopperd, maar dit heeft in 2016 nog niet geleid tot een concrete invulling.

Een delegatie van de or heeft in 2016 kennisgemaakt met een nieuw rvc-lid, Jan Maarten van der Meulen, die op voordracht van de huurdersvertegenwoordiging zitting neemt in de rvc van Woonbedrijf. Naast een kennismaking werden de speerpunten van de or toegelicht.

Dialoog met belanghouders
De rvc hecht belang aan een goed contact met belanghouders van Woonbedrijf. In dat kader heeft een delegatie van de rvc in 2016 een gesprek gehad met Yasin Toronoglou, de wethouder die in Eindhoven verantwoordelijk is voor het beleidsterrein Wonen. Tevens heeft een delegatie van de rvc kennisgemaakt met rvc-leden en het bestuur van Volksbelang. Dit in het kader van de overname van drie projecten.

Klankbordfunctie
In het kader van de investeringsstrategie is tijdens de rvc-vergadering van februari een dialoogsessie gehouden rondom het thema ‘presteren naar vermogen’. De output van deze sessie is door de directie meegenomen bij het opstellen van de investeringsstrategie. Tijdens de tweedaagse van de rvc in september, is uitgebreid stilgestaan bij de ambitie van Woonbedrijf om haar werkgebied uit te breiden naar Helmond. Tijdens de bezichtiging van de locaties en de informele momenten gedurende de dag, was er voldoende ruimte om met elkaar in gesprek te gaan over de te voeren strategie. Hierbij waren ook de directeur Wonen, directeur Vastgoed en de manager Helmond aanwezig.

9.3.8 Conclusies toezichthoudende rol

De rvc constateert dat de toezichthoudende rol zich het afgelopen jaar verder heeft ontwikkeld. De contacten met de organisatie zijn versterkt en er zijn meer inhoudelijke dialogen gevoerd over actuele vraagstukken en dilemma’s waar Woonbedrijf voor staat. De kwaliteit van de informatievoorziening is verder toegenomen. Dit is een noodzakelijke randvoorwaarde voor goed toezicht.